研发背景
普通档案柜特点
- 盘点:档案多、盘点困难、准确度差;
- 查找:查找困难,需要根据目录逐份查找,如果乱乱位置,查找起来更是大海捞针;
- 借调阅:借调阅频繁,流程繁琐,费时费力;
- 安全管理:档案安全保密要求高,目前客户使用加锁档案柜存放。
智能档案柜特点
- 安全保密:档案保密等级高,专人管理,自管档案,不可外包存储;
- 薄且密集:一份档案一页或者几页纸,装一个档案袋,更薄;集中存放档案更密集;
- 实时监控盘点:要求实时监控,每日或每周盘点;
- 频繁借调阅:档案流转频率高,借调阅频次高。
智能档案柜产品
智能档案柜介绍
RFID智能档案柜及档案管理系统由公司自主研发,自主可控。是一套可以实现密集档案盘点、定位、监测、借调阅的智能管理设备。该产品单面6层设计,每层可存放300-350份档案,整柜可存放1800-2100份档案。
可实现功能:
- 密集:可实现毫米厚度档案密集识别;
- 精准盘点:全柜1800份档案可在40秒以内完成,准确度高达99.99%;
- 定位:可实现档案误差2cm以内精准定位,并亮灯指示;
- 智能管理:登记入库、借阅、归还审批全流程管理,实现“无序存放,有序管理”的模式;
- 防伪:采用唯一不可复制、不可篡改的RFID芯片绑定档案;
- 安全:设备具有电磁锁,断电落锁,用户权限管理,采用口令、刷卡登录,档案操作全程留痕。
智能档案柜管理系统-硬件
系统组成
RFID标签
RFID打印机
实现RFID标签打印并初始化。可自动检测RFID标签尺寸和芯片校准,打印标签表面信息,包括编号,一维码或者二维码等信息,同时将档案编号写入芯片EPC区域。支持批量打印。
RFID手持机
配合智能档案柜,用于档案的入库、出库、借阅、查找和盘点等任务。任务数据可上传档案智能管理系统。支持RFID识别、写入,支持一维码、二维码识别。可装数据库,具备信息保护功能,PDA突然断电时,已读取标签信息可自动留存。
桌面读写器
主要功能给实现RFID标签信息得读写,用于RFID和代管品绑定,信息读写,出入库、借阅确认等功能。

智能档案管理系统-软件
智能档案柜管理系统的总体架构按照ISO9001及CMMI开发实施标准,满足档案管理完整业务链条,包括:打印标签、入库、出库、归还、移除等的一体化档案管理要求,按照本地部署方式,支持与其他相关系统整合对接。
整个平台的架构符合相关的技术标准和规范,提高系统的兼容性和拓展性,充分使用前后端分离、微服务、RESTAPI、松散藕合等主流技术搭建平台,实现档案处理与管理的自动化,校验自动化,提高工作效率、增加数据准确性。
智能档案一体化平台
登录
在电脑端浏览器输入网址,之后在界面输入账号密码即可完成登录。
盘点
管理人员进行档案盘点时,可进行手动盘点或自动盘点,可以进行全库或者某个档案柜进行盘点。系盘点结果存储在系统并进行后台数据分析,实时了解档案状态。
查询定位
管理人员可以根据档案编号、名称进行档案查询。可以查看档案的状态,可以进行定位查找,可以定位到具体档案柜、层、位置,误差2厘米内。
借阅
借阅人员可以通过系统提交借阅申请,经过审批后,管理人员操作借阅出库。借阅申请及出库信息记录在系统。
归还
借阅人员归还档案,管理人员新建归还入库单,识别待归还档案,形成入库单。档案放入档案柜,自动识别完成归还入库。
为客户带来的管理亮点
- 远程操作,实时信息,责任明确,优化管理;
- 快速借阅,档案查找定位,开门借阅,关门自动清点,节省查找借阅时间;
- 产品自主研发,自有产权,可以跟进客户需求功能定制;
- RFID标签具有唯一性,不易篡改仿照、防转移;
- 设备具有电磁锁,断点落锁,用户分配权限,需要登陆后才能对档案进行操作,全程留痕;
- 可以实现毫米厚度档案袋文件的管理;
- 针对密集档案盘点速度快,千份档案10秒钟可盘完,准确率达99.9%。