一卡通录播室自助预约系统解决方案(图文)

一、概述

(一)项目背景

电台录播室是各套节目诞生的地方,充分有效的使用录播室可以提高各套节目的录制效率。本次与天津人民广播电台合作录播室门禁系统阶段,台里提出了信息化管理录播室的构想。根据这一基础构想,我公司拟定了现在这套《一卡通录播室自助预约系统解决方案》。
(二)项目目标
经过初期调研,我们按照台里需求将项目目标分三部分制定:
高层需求:通过系统实施可以对各频道组节目的基础绩效进行考评;
信息管理需求:通过信息化管理录播室的使用节省管理人员的开销,提升台里整体信息化水平;
个人需求:节约录播室等待使用时间,方便个人操作,提高工作效率;
二、现状与需求
(一)录播室使用现状
现阶段,电台录播室的使用是通过全手工方式进行管理,随着台里的发展,这种模式产生了下述几个问题:
1.        工作人员手工填单相互约定的方式,在录播室数量增多的情况下变得不再方便;
2.        对于需要频繁交替使用录播室的节目组,如新闻频道等,自发的相互约定缺少了实时性;
3.        各频道录播室使用时间没有详实的数字统计,不能充分体现各节目组的绩效水平。
(二)同类预约系统现状
目前,该系统现已实现的功能描述如下:
独立的网上预约系统(内网),与OA办公系统无关;
LCD屏实时显示各房间预约、使用情况(以5分钟为一个时间单位);
刷卡进门,刷卡开机;
离开时刷屋内门禁卡,结束本次录播室的使用;
录播室24小时不断电;
人工进行录播室的应急调度使用;
(三)需求分析及建议
结合天津电台实际情况以,我们对几个关键点的功能提出如下建议:
网上预约系统挂载在OA系统上,方便短信通知;
预约方式支持网上及自助式触屏预约两种;
实时大屏幕只负责显示各房间当前使用、预约情况,触屏预约功能通过独立的设备实现;
录播室内供电控制,刷卡取电,再刷卡断电;
自助式预约流程必须经由刷卡确认方可生效;
三、解决方案
(一)总体架构设计
我们将整个录播室的使用管理分为三部分来实现:录播室预约管理、录播室使用管理以及绩效统计管理。后面将以这三部分为主线进行方案阐述。
 
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(二)录播室预约管理
3.2.1网上及自助预约系统管理
网上预约的目的是方便工作人员通过局域网或是Internet网访问OA系统,在单位或是在家里就可以完成录播室的预约。
在录播室现场提供自助式预约设备,一方面可以进行现场预约,另一方面可以完成跨频道组预约刷卡确认功能。
对于一般用户,我们可以在网上预约系统中进行如下操作:
1.        可用录播室的实时查看以及预约;
2.        取消预约;
3.        个人跨组预约刷卡确认;
4.        本频道组个人相关节目制作统计时间;
另外,通过系统管理员,我们可以完成:
1.        网上预约申请批准:管理个人跨组预约申请;
2.        智能预约延时通知:根据系统设置的预约延迟容忍度,对后续预定录播室的工作人员发延时或取消预约短信;
3.2.1.1预约管理
在录播室数量较多的情况下,我们通常将录播室按照频道组进行划分以便于管理。因此,在实际使用中会产生跨组预约。下面将按照本频道组与跨频道组两个主分支,描述预约系统操作流程,见图3.2.1.1.1。图中关于查询机部分的介绍参见3.2.2.1节
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                                                                                                  图3.2.1.1.1
图3.2.1.1.1所示的跨组预约房间是通过网上申请完成的,我们也可以考虑第二种方案:通过超级管理卡的方式实现。实现方法为:
1.        给录播室管理员发可进入所有录播室的超级门禁卡;
2.        紧急调度时由个人到管理员处领取超级门禁卡;
3.        在查询机上刷卡确认后才能使用;
因此,在初始布局录播室时,建议台里预留几间公共录播室以应对紧急事件的播报。
下面是几张系统界面效果图,分别是登录界面、查询界面以及图形预约界面。
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图3.2.1.1.2 登录界面
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图3.2.1.1.3 预约查询界面
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图3.2.1.1.4 图形预约界面
 
3.2.1.2预约取消管理
对于个人,系统提供取消已定预约功能。
系统也会提供自动预约取消机制,包括预约取消规则、预约取消容忍度等。例如:
情况一:到了预约时间没有来同时也没有取消预约时,如果超过半小时没收到刷卡信息则自动将房间置为可用房间等。
情况二:如果提前使用完录播室,可以到预约系统中释放本录播室以便其他人可以继续使用。
3.2.2录播室实时监控
3.2.2.1实时监控设备
方案一,是在实时显示当前预约状况的大屏幕上支持手动预约。
方案二,是大屏幕屏不具备手动预约功能,自助预约由下图3.2.2.1所示的查询机完成。该查询机由触摸屏、操作键盘、插卡槽以及摄像头组成。可以通过插卡、输帐号等方式登录网上预约系统。
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图3.2.2.1
3.2.2.2 实时监控内容
实时监控的内容包括:各录播室的预约以及使用状态,什么人、预约的什么时间段、正在使用的房间等等信息,主要为现场预约参考使用。
下图3.2.2.2为电台的实时显示界面,如果只是单纯的实时显示功能,可以不按照5分钟一个单元格进行显示,可以考虑按照不同楼层的房间进行显示,如图3.2.2.3。
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图3.2.2.2 电台实时显示界面
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图3.2.2.3 实时显示效果图
(三) 录播室使用管理
3.3.1录播室使用流程
在完成预约之后,预约成功的工作人员只能在预约时间内使用录播室。只要还未到预约结束时间,该预约者出门后仍可以再次使用录播室,初步约定以屋内最后一次开门按钮按下时间为本次录播的实际结束时间。
我们按照使用顺序将录播室的使用管理依序分为门禁、供电以及设备管理。下图3.3.1.1为录播室的使用流程:
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图3.3.1.1 实时显示效果图
3.3.2录播室使用细则
3.3.2.1预约到时警报
鉴于一般显示界面上的报警提示多会被忽略,公司可以设计一个倒计时装置,类似液晶显示表,上面设计几个按钮。该装置用来提醒使用者预约结束时间将至,也支持其通过按钮操作完成延时使用的功能。
例如,距离预约约定的结束时间还有半小时的时候,倒计时设备可以语音提示“您还有半小时使用时间,是否申请延时”。该设备上可以设置几个按钮,分别是“延时半小时”、“延时1小时”等功能,是否支持这类使用者自发的延时操作以及延时批准后的处理方案,可以和台里进行讨论。
3.3.2.1电路设计
在控电读卡器上刷卡,屋内断电。为避免突然刷卡断电造成贵重设备不必要的损失,在规划录播室内的电路系统时,可以考虑为其独立给电的方案。
(四) 报表统计
1、绩效统计:现阶段能够准确统计的是工作人员进入录播室开始工作到结束工作的时间。结合着工作内容清单的填写,可以较精确的统计用于各节目录播的时间使用量。
2、录播室使用情况统计:可以提供给资产管理人员相关的统计数据,还是以使用时间为依据,进而对录播室硬件资源管理进行跟踪。
至于台里要求的操作内容的详细统计,需要录播软件的配合,只要录播软件可以提供相应的数据,我们的系统可以完成工作人员具体工作内容的统计。
四、 关于我们
南开太阳高技术发展有限公司主要经营一卡通售饭、水控、门禁、考勤、温控、停车场车辆管理、访客登记等应用系统,公司自主研发相关的软、硬件产品,业界口碑一直较好。
 
 
2011年8月8日
天津市南开太阳高技术发展有限公司