办公自动化管理系统

系统背景

    南开太阳高技术发展有限公司长期致力于高校后勤管理的现代化,在此方面积累了丰富的经验。

    1997年,南开太阳公司在清华大学饮食中心的配合下,在南开太阳结算管理系统的基础上开发出南开太阳饮食综合管理系统(V1.00),并于当年在清华大学全面投入使用,1999年7月又正式推出V3.00版,2002年11月经过长时间的酝酿和设计,正式推出V4.0,同时高校后勤办公自动化系统正式加入到整个管理系统中,并成功在清华大学使用。

系统简介

    南开太阳办公自动化系统是南开太阳餐饮综合管理系统中的一个子系统。南开太阳餐饮综合管理系统是应用于高校饮食、后勤管理的一套综合管理系统软件,集结算管理系统、水控管理系统、财务管理系统、物流管理系统、办公自动化系统几部分于一身,实现了后勤的管理一体化和办公自动化。

    本系统实现后勤办公管理的计算机化和自动化,对后勤办公过程中的公文进行统一的管理;系统提供内部邮件功能,方便管理人员进行内部沟通;特有的内部BBS留言簿功能,方便后勤管理人员发布各种通知等信息。

    高校后勤办公自动化系统是基于服务器/客户端开发的网络办公管理系统,客户端采用IE直接访问服务器数据库进行办公。

系统功能

    系统采用权限分级管理,权限共分为三个等级,超级管理员,普通管理员和系统用户。其区别在于对系统维护的权限不同,超级管理员可以进行部门和人员的配置工作,普通管理员只能进行系统用户的设置,而系统用户只能具备系统使用权限。主界面左边为系统功能链接导航,右边为办公显示区域,初始登录时显示当前登录用户的系统信息情况。点击导航目录上的一级功能链接(即系统维护,业务办公等),可以展开或折叠相应的二级功能链接,点击二级链接,在右侧就会显示相应的办公模块进行工作处理。

1、系统维护

    该模块为管理员专用模块,以下操作面向对象均为具备管理员权限的用户,现以超级用户为例说明。

   部门设置

    部门设置功能实现部门注册,部门删除和部门修改工作。如图1所示

   人员设置

    人员设置功能实现对人员的注册、删除和信息修改。如图2所示

   系统清理

    该功能主要是清理系统中无效附件,可以每隔一段时间进行一次操作。

2、业务办公

    该模块是系统所有用户的公共模块,主要包括公文流转,流转跟踪,通知栏和公共信息四个功能模块。其中公共信息只有具备管理员权限的用户有维护权限,普通用户只具备浏览权限,不能发布信息。

   公文流转

    公文流转主要实现系统中的办公文件在系统用户之间的相互传递和批示,以达到文件流转办公目的,主要包括起草文件和删除文件两个功能。系统支持带附件流转公文,最多可以上传5个附件。

   流转跟踪

    流转跟踪模块是对当前用户起草的所有流转文件的流转情况进行记录,当进入跟踪文件的详细信息流转界面,浏览该文件的详细流转情况。

   通知栏

    通知栏功能模块是向某个或某几个部门所有用户发送通知信息的模块,选择相应部门,发送通知,即将该通知发送到对应部门中的所有人员处点击。

   公共信息

    公共信息功能模块是用于系统管理员发布系统的公共信息之处。普通用户不能发布和删除公共信息,只能浏览。管理员输入相应数据,可以上传附件,将公共信息发布到系统中,亦可进行附件维护操作,如删除附件,追加附件。

3、邮件服务

    该模块是系统所有用户的公共模块,主要包括收件夹,写邮件和草稿箱三个功能模块。主要实现系统用户之间的邮件服务,用户可以在此处进行私人的邮件发送接收的操作。

   收件箱

    收件箱主要是用户进行邮件接收的功能模块。用户可以在此处看到自己的所有邮件,并可以进行答复操作。

   写邮件

    点击写邮件功能链接,可以进入邮件起草界面。

   草稿箱

    草稿箱中保存没有写完的各种临时邮件。

4、讨论区

    讨论区使用来进行主题讨论的类似bbs风格的留言区域。点击左侧导航的讨论区链接即可进入讨论区界面,点击相应的论题标题链接即可浏览详细的论题信息。

系统简介 

   1、自动化办公、方便灵活:系统实现了办公自动化,实现了无纸办公,既提高了工作效率又节约了资源。

   2、人性化设计、控制自如:公文流转设有跟踪功能,方便用户了解公文处理状态;邮件系统方便实用。 

   3、网络上办公、提高效率:系统建立在网络环境下,可以有多人在网上同时工作。

   4、局域网使用、安全可靠:办公计算机组成局域网,公文和邮件在内部流通,安全可靠。

典型用户

     清华大学

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