商丘师范学院物流系统实施案例

商丘师范学院地处豫鲁苏皖四省结合部、黄淮平原腹地的国家历史文化名城、“华商之都”——河南省商丘市。商丘师范学院是商丘唯一一所省属普通本科院校,学校占地总面积2000多亩,学校总建筑面积64万平方米,教学行政用房面积27.12万平方米,学生宿舍总面积13.24万平方米。

该学院是一所正在快速发展的大学,目前共建有学生食堂五个,师生总人数达2万5千余人。对于已经逐步完成体制改革的高校后勤而言,为准确把握学校师生需求,高校后勤必须依据科学的管理思想和先进的管理手段,不断满足客户的各类使用需求。对于高校后勤餐饮单位而言,为达到上述目标,采用信息化的后勤管理模式,是后勤工作中融合后勤物资的物流、信息流、资金流的有效管理渠道。

为应对高校后勤餐饮系面临的全新挑战,商丘师范学院后勤发展中心携手天津市南开太阳高技术发展有限公司,共同打造高校后勤物流管理系统,为解决高校后勤物资管理建立了一套系统化,全程、动态物流信息管理平台。

 

系统实施现状

原有后勤物资管理工作中亟待解决的问题

随着社会整体生活水平的提高,高校师生对食堂菜品种类、营养等方面的要求不断增强。商丘师范学院后勤服务发展中心对学校师生提出的上述需要,在饮食原材料采购及各食堂菜品的选料、品质、制作工艺,以及综合成本的控制等方面的工作要求也一并提升。对于后勤膳食管理人员而言,在降低物资管理费用、尽可能减少采购成本及控制合理库存量的前提下,如何有效管理纷繁复杂的各类后勤物资,满足师生的日益提升的应用需求,是后勤物资信息化管理工作中亟待解决的问题。

另外,在后勤物资的出入库及使用环节,如何及时跟踪特定物资在各环节的流通情况,在某些物资出现质量或其它问题时,如何快速追溯问题所在,也是后勤相关部门目前面临的又一个难题,因为,在手工管理模式下,各相关职能部门信息分配不对称,进而工作效率较低,这都致使问题的排查、处理措施的及时有效实施都变得十分困难。

后勤物流管理系统上线后的应用效果

经过校方和我公司的多次商务及技术磋商,商丘师范学院后勤物流信息管理系统于20107月正式上线。该系统以食堂订货需求为物流信息的关键驱动因素,由采购部门对所有物资的采买进行归口管理,配合网络联机的方式,物资管理人员可对货物的进、销、存、用进行自动化全程管控。另外,系统的领导查询模块,为后勤中心领导进行实时信息跟踪,数据深入挖掘提供了便捷的查询渠道。

为了在较短的实施周期内顺利实现完美的系统上线开局,在随后的一个月,校方各相关岗位的主管人员与我公司积极配合,从各方面做好组织协调和上线准备工作,并抽调专人到我公司接受系统的操作及日常维护培训。在双方密切配合下,我们克服了人员、技术等各方面的困难,使项目顺利上线。

系统正式运行后,由于系统业务流程与后勤物流工作的业务流程紧密结合,灵活、快速的信息化管理效应得以充分体现,在物资管理过程中,既保证了高效物流流动特性,又准确地向物资使用人员提供信息反馈,使校方后勤物流管理的整体工作水平得以迅速提升

 

系统现有功能

² 订货需求汇总

各食堂操作人员可根据物料的需求情况,填写电子订货单,采购人员则根据各使用部门提交的订单进行汇总处理,制定集中采购计划

² 商品集中采购

采购部门接收到订单后,进行汇总、拆分,并开始组织货源。如果采购中心库房的现有库存可以满足订货需求,则可为使用部门直接办理出库业务。如果库存不足,则需要向供应商订货。这种集中采购模式最大限度的降低了库存总量,同时也保证了物料的有效供应

另外,该系统可以根据产品需求的紧急程度及采购周期,灵活设置供应商的送货日期,对供应商的送货情况进行及时跟踪,在保障采购工作有序进行的同时,可显著提高采购部门的订单处理效率

² 商品出入库

该系统可提供商品入库、出库、退库操作功能,以及单据打印和数据查询功能。此外,对订货、出入库等常规操作,配备有快捷操作模式

² 商品盘存管理

可为各采购部门及物资使用部门提供各自的库存查询、库存调整功能,方便用户进行动态的库存管理工作,可根据入库、出库情况,实时更新库存信息

² 经营收支管理

系统可对各类收支情况进行统一管理,可按时间段、经营单位生成收支报表,可进行收支数据查询

² 商品成本核算

可按照客户的个性化要求,对经营情况进行统计分析报表

² 经营利润分析

可按照客户的个性化要求,对经营情况进行统计分析报表

² 盈亏情况分析

可按照客户的个性化要求,对经营情况进行统计分析报表

² 物价波动分析

可按物料采购时间段、及商品名称,结合历次采购情况进行价格趋势分析

² 系统安全验证

系统使用USB Key进行合法客户端的签名验证